El menú del sistema PLAN DE ESTUDIO contiene todas las opciones que permiten definir especialidades, énfasis, áreas, asignaturas, planes de estudio, horarios, asignaciones académicas y escalas de valoración. Todas estas opciones se definen para el periodo académico y sede que estén en uso.
Para conocer el periodo académico en el que van a quedar registradas estos valores debe observar en la parte superior izquierda del sistema ,debajo del nombre del establecimiento se muestra la sede y el periodo académico en sesión lo que es lo mismo decir en uso.
Tiene como fin el de asociar las especialidades académicas o técnicas establecidas obligatoriamente por el MEN a los énfasis que aplica el establecimiento educativo. Para crear o realizar las modificaciones de los énfasis del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opción Énfasis del menú PLAN DE ESTUDIO.
Para crear énfasis en el Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Énfasis.
- Clic en el botón Agregar.
- Diligenciar los datos que se solicitan:
- Código – Código o abreviación que usará la plataforma en los reportes o estadísticas, esta puede ser de dos a cinco caracteres; tenga cuidado de no repetir abreviaciones porque podría generar confusión.
- Énfasis – Nombre del énfasis que se desea crear.
- Especialidad – Seleccione la especialidad a la que se va asociar el énfasis.
- Para finalizar clic en Guardar.
Para modificar o actualizar los datos de un Énfasis creado en el Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Énfasis.
- Ubicar en el listado el Énfasis a modificar, hacer clic en el icono de edición
(lápiz al final de la fila) - Realizar los cambios y hacer clic en Guardar.
Para crear o realizar las modificaciones de las áreas del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opción Área del menú PLAN DE ESTUDIO.
Para crear las áreas correspondientes a un plan de Estudios debe realizar los siguientes pasos:
– Clic en el Menú Plan de Estudios.
– Clic en el submenú Áreas.
– Clic en el botón Agregar.
– En la ventana que se observa debe diligenciar los datos requeridos.
A continuación, los campos a diligenciar:
Buscamos y seleccionamos el Área General. El área general es un listado de las áreas predefinidas en la plataforma y cumple la función de consolidar los resultados de todas las notas para obtener estadísticas sin importar el código que le definan los diferentes establecimientos educativos.
Abreviación – Código o abreviación que usará la plataforma en los reportes o estadísticas, esta puede ser de dos a cinco caracteres; tenga cuidado de no repetir abreviaciones porque podría generar confusión.
Designa el nombre que desea designar al área. Esto es para uso interno del establecimiento por ejemplo el área se llama Ciencias naturales y educación ambiental pero el establecimiento desea dejar solo Ciencias Naturales lo puede hacer.
– Para finalizar hacer clic en Guardar.
Para modificar o actualizar los datos de un Área creado en el Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Áreas.
- Ubicar en el listado el Área a modificar, hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila)
- Realizar los cambios y hacer clic en Guardar.
Para crear o realizar las modificaciones de las asignaturas del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opción Asignaturas del menú PLAN DE ESTUDIO.
Para crear las asignaturas correspondientes a un plan de Estudios debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Asignaturas.
- Clic en el botón Agregar.
- En la ventana que se observa debe diligenciar los datos requeridos:
A continuación los campos a diligenciar:
- Área: se selecciona el área al que se va agregar la asignatura.
- Asignatura General: las Asignaturas Generales son un listado de asignaturas predefinidas en la plataforma y cumple la función de consolidar los resultados de todas las notas para obtener estadísticas sin importar el código que le definan los diferentes establecimientos educativos.
- Nombre: se designa el nombre de la asignatura.
- Énfasis: se selecciona un énfasis para la asignatura en caso que aplique.
- Abreviación – Código: corresponde a la abreviación que usará la plataforma en los reportes o estadísticas, esta puede ser de dos a cinco caracteres; tenga cuidado de no repetir abreviaciones porque podría generar confusión.
- Color: Asigne un color a la asignatura, esta se tiene en cuenta en los horarios.
- Para finalizar hacer clic en Guardar.
Para modificar o actualizar los datos de un Asignatura creada en el Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Asignaturas.
- Ubicar en el listado el Área a modificar, hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila) como se observa en la imagen 0-6 Plan de Estudios – Asignaturas.
- Realizar los cambios y hacer clic en Guardar.
Para crear o realizar las modificaciones de los planes de estudio del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opción Plan de Estudio del menú PLAN DE ESTUDIO.
Para crear un plan de Estudios realizamos los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Plan de Estudios.
- Clic en el botón Agregar.
- En la pantalla emergente diligenciar los siguientes datos: código y nombre.
- Para finalizar hacer clic en Guardar.
Después de creado el plan de estudio se deben agregar las asignaturas que lo conforman para ello de realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Plan de Estudios.
- Clic sobre el icono de edición (lápiz al final de la fila) del plan de estudio al que se desea agregar asignaturas.
- En la vista que carga hacer clic en la pestaña Asignaturas Actuales del Plan de Estudio. “Imagen 0 9 Plan de Estudios – Plan de Estudios”
- Para agregar asignaturas debe dar clic sobre la asignatura del cuadro que está a la izquierda de la ventana y que tiene por título Asignatura(s) Disponible(s).
- Al hacer esto saldrá un recuadro donde debe colocar la intensidad horaria que tendrá la asignatura. También se muestra dependiendo el criterio para calcular la nota del área un campo para definir las influencia de la asignatura en el área, esto es el porcentaje que tendrá la asignatura para el cálculo del área así que si la asignatura será agregada al plan junto con otra del mismo área debe asignar un porcentaje a cada asignatura que no superen el 100%. Para finalizar establezca si la asignatura es de matrícula obligatoria, para que se matriculen automáticamente a los estudiantes en donde sea definido este plan de estudio.
- Por ultimo hacer clic en Guardar para anexar la asignatura al plan de estudio.
Para modificar la configuración de una asignatura asignada en un plan de estudio, debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Plan de Estudios.
- Clic sobre el icono de edición (lápiz al final de la fila) del plan de estudio al que se desea agregar asignaturas.
- En la vista que carga hacer clic en la pestaña Asignaturas Actuales del Plan de Estudio.
- En la pestaña Asignaturas Actuales del Plan de Estudio ubicar el recuadro de la izquierda que tiene por título Asignaturas Actuales del Plan de Estudio y hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila) de la asignatura que se desea editar.
- Al hacer clic en la acción citada se presentará la siguiente ventana.
- Aquí podrá realizar las siguientes acciones:
- Modificar la intensidad horaria de la asignatura.
- Modificar el número de créditos de la asignatura.
- Definir si la asignatura influye o no en la obtención del desempeño académico del estudiante.
- Definir si la asignatura se debe matricular obligatoriamente a los estudiantes al realizar la matrícula.
- Definir si la asignatura influye o no en la aprobación del estudiante.
- Cambiar los formatos y modelos como se presentan las notas.
- Cambiar la escala de la asignatura.
- Cambiar que elementos se procesaran y como se procesaran para obtener la calificación de la asignatura en los periodos de evaluación.
- Permitir o no la creación y uso de logros, actividades y criterios.
- Para finalizar y almacenar los cambios dar clic en el botón Guardar.
Unos de los motivos más comunes puede ser que anteriormente la asignatura que deseamos eliminar estuvo en el plan de estudio, la calificaron y luego fue eliminada, esto ocasiona que salga en los informes académicos de los estudiantes. Por lo cual debemos tener en cuenta que para eliminar las calificaciones la asignatura debe estar dentro del plan de estudio.
Para agregar la asignatura al plan de estudio debemos seguir el siguiente proceso
- Clic en el menú Planes de estudio.
- Clic en el submenu planes de estudio.
- Ubicamos el plan de estudio en donde agregaremos la asignatura y damos clic en el icono del lápiz.
- Clic en la pestaña Asignaturas actuales del plan de estudio.
- Ubicamos la asignatura en la columna de Asignaturas disponibles, damos clic sobre la asignatura, ingresamos los datos de la asignatura y procedemos a guardar. (Podemos notar que la asignatura aparecerá inmediatamente en la columna de Asignaturas actuales del plan de estudio).
Una vez registrada nuevamente la asignatura en el plan de estudio debemos revisar toda la ruta de calificaciones para eliminar las notas registradas, las cuales son:
- Menú evaluación, sub menú Planilla de actividades. (Seleccionamos la asignatura, grado, grupo y periodo de evaluación, marcamos todos los estudiantes y damos clic en calificación masiva, se desplegara un recuadro con notas, clic en la X de color rojo, luego clic en el botón guardar. De esa manera se eliminaran las calificaciones registradas a los estudiantes en la planilla de actividades. Luego procedemos a dar clic en el icono de bote de basura de la actividad para eliminar dicha actividad.
- Menú evaluación, sub menú Calificación de asignaturas. (Seleccionamos la asignatura, grado, grupo y periodo de evaluación, marcamos todos los estudiantes y damos clic en el botón eliminar, luego clic en el botón SI para confirmar).
- Menú evaluación, sub menú Calificación final.(Seleccionamos el grado y grupo , se listaran los estudiantes, debemos marcar los estudiantes y dar clic en el botón eliminar, esto hará que se elimine la calificación final de las asignaturas).
Hasta aquí hemos cumplido con la eliminación de todas las calificaciones de la asignatura, recuerde asegurarse de eliminarlo en los grupos y periodos de evaluación requeridos.
Luego procedemos a eliminar la asignatura del plan de estudio, para esto ingresamos en:
- Clic en el menú Planes de estudio.
- Clic en el submenu planes de estudio.
- Ubicamos el plan de estudio en donde agregaremos la asignatura y damos clic en el icono del lápiz.
- Clic en la pestaña Asignaturas actuales del plan de estudio.
- Ubicamos la asignatura en la columna de Asignaturas actuales del plan de estudio, la seleccionamos y damos clic en el botón eliminar, confirmamos el mensaje.
De esta manera eliminamos una asignatura calificada que no hace parte del plan de estudio.
Para eliminar una asignatura del plan de estudio primero debemos eliminarla de la carga académica del docente, para esto debemos realizar el siguiente proceso:
- Clic en el menú Plan de estudio.
- Clic en el sub menú Asignaciones académicas.
- Ubicamos el docente y damos clic en el icono del lápiz.
- Del lado izquierdo se listaran las asignaturas de la carga académica del docente, buscamos la asignatura a eliminar, la seleccionamos y damos clic en el botón eliminar. (Este procedimiento lo debemos hacer en todos los grupos donde tenga asignado la asignatura hasta que no quede ninguna, y debemos realizarlo en cada docente que tenga la asignatura que se debe eliminar).
Luego de eliminarla de la carga académica de los docentes pasamos a eliminarla del plan de estudio, para este proceso realizamos el siguiente proceso:
- Clic en el menú Plan de estudio.
- Clic en el sub menú Planes de estudio.
- Clic en el icono del lápiz del plan de estudio donde se encuentra la asignatura a eliminar.
- Clic en la pestaña asignaturas actuales del plan de estudio.
- En la columna del lado derecho estarán las asignaturas del plan de estudio, ubicamos y seleccionamos la asignatura, damos clic en el botón eliminar, confirmamos el mensaje de eliminación.
De esta manera eliminamos una asignatura completamente del plan de estudio en Colombia evaluadora.
Para crear o realizar modificaciones de las asignaciones académicas de los docentes del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opción Asignaciones Académicas del menú PLAN DE ESTUDIO.
En esta ventana podrá observar el listado de docentes que tienen asignado rol docente en la sede que este visitando; Este listado muestra además de los nombres y apellidos el usuario que utiliza el docente para ingresar al sistema la cantidad de asignaturas e intensidad horaria que tiene el docente asignadas y la opción (lápiz al final de la fila) que permite consultar las asignaturas asignadas al docente o realizar nuevas asignaciones.
Para realizar asignaciones académicas a los docentes debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Asignaciones Académicas.
- Clic sobre el icono de edición (lápiz al final de la fila) del docente al que se desea agregar asignaturas.
- Para agregar asignaturas debe dar clic sobre la asignatura del cuadro que está a la derecha de la ventana y que tiene por título Asignatura(s) Disponible(s). Imagen 0-14 Planes de Estudios – Asig. Académicas.
- Al hacer esto en el cuadro izquierdo serán listadas las asignaturas agregadas al Docente.
Observaciones:
Las asignaturas las puede agregar de forma individual como se indica en el punto superior o de forma masiva utilizando el icono agregar asignaturas encontradas 
Esta opción tiene la funcionalidad de asignar al docente todas las asignaturas que se muestran en el cuadro de asignaturas disponibles. Para una correcta asignación debe realizar la búsqueda de forma correcta. Ejemplo:
Si el docente Agustín Pedraza es docente del grupo A del grado Primero y debe tener asignado todas las materias que según plan de estudio se dictan en este grado debe digitar el grado luego escribe el grupo y por último la jornada del grupo hacer clic en el Icono de la Lupa para realizar la búsqueda y cuando se presenten las asignaturas ene l cuadro de asignaturas disponibles hacer clic en el Icono agregar asignaturas encontradas.
Para eliminar las asignaciones académicas realizadas a los docentes debe realizar los siguientes pasos.
- Clic en Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Asignaciones Académicas.
- Clic sobre el icono de edición (lápiz al final de la fila) del docente al que se desea eliminar las asignaturas.
- En el cuadro izquierdo donde se listan las asignaturas que tiene el docente debe hacer clic en el objeto de selección (casilla o recuadro gris al inicio de la fila) de las asignaturas que desea remover al docente.
- Clic en el botón Eliminar.
- Confirmar el proceso de eliminación de la o las asignaturas seleccionadas.
Para crear o realizar las modificaciones de las valoraciones utilizadas en el proceso de evaluación del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opción Escalas de valoración del menú PLAN DE ESTUDIO.
Para crear las escalas de Valoración en el periodo Académico debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Escalas de Valoración.
- Clic en el botón Agregar.
- Se visualizará la siguiente vista donde debe diligenciar los campos requeridos.
- Para finalizar hacer clic en Guardar.
Para agregar las valoraciones de una Escala de Valoración debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Plan de Estudios.
- Clic en el submenú Escalas de Valoración.
- En el listado de escalas creadas, hacer clic sobre el icono de edición (lápiz al final de la fila) de la escala donde desea agregar las valoraciones.
- Luego de esto obtendrá la siguiente vista “Imagen 0-20 Plan de Estudios – Esc. Valoración” Hacer clic en la pestaña consultar valoración.
- En esta nueva vista hacer clic en el botón Agregar.
- En la ventana Emergente se observa la información para Agregar la valoración por desempeño, debe llenar los campos requeridos y hacer clic en el botón Guardar.
Para actualizar los datos de las valoraciones agregadas en una Escala de Valoración debe realizar lo siguiente:
- Hacer clic en el Menú Plan de Estudios.
- Hacer clic en el submenú Escalas de Valoración.
- En el listado de escalas creadas, hacer clic sobre el icono de edición (lápiz al final de la fila) de la escala donde desea editar las valoraciones.
- Hacer clic en la pestaña o solapa Consultar Valoración.
- En el listado de valoraciones, hacer clic sobre el icono de edición (lápiz al final de la fila) de la valoración en la que desea realizar los cambios. “
- Realizar los ajustes y hacer clic en el botón Guardar.
Para una correcta creación de las valoraciones debe tener en cuenta lo siguiente:
- El campo Nombre hace referencia al nombre de la valoración que se creará.
- Los porcentajes son obtenidos realizando el cálculo correspondiente.
- Ejemplo: en una escala numérica cuya nota máxima es diez (10) si la valoración a crear en el desempeño básico que comprende las notas numéricas de seis (6) a ocho (8) los porcentajes mínimo y máximo serian 60% y 80% se obtiene al realizar el cálculo siguiente PI = (6 ÷ 10) × 100 PF = (8 ÷ 10) × 100
- En el valor del campo Porcentaje equivalente hace referencia al porcentaje que debe utilizar el sistema para asignar cuando se califique usando simbología y poder realizar los cálculos de forma correcta.