El menú del sistema ESTABLECIMIENTO contiene todas las opciones que permiten definir periodos académicos y de evaluación, actualizar la información del establecimiento educativo, crear y actualizar las sedes, grados y grupos.
Para realizar las modificaciones sobre la información que reportada en el sistema del establecimiento educativo se de hacer clic en la opción Establecimiento del menú Establecimiento.
Al ingresar a esta opción se visualiza la siguiente imagen:
Para actualizar los datos del Establecimiento Educativo hacer clic sobre el icono de edición (lápiz al final de la fila).
En la ventana que carga se actualiza o agrega la información que se presenta en las pestañas Datos Básicos, Información Complementaria, Datos IE privadas (en caso de ser necesario).
La información de las etiquetas que llevan asterisco (*) es absolutamente necesaria para guardar; Sin embargo también otros datos que aún no son obligatorios son importantes porque se utilizan en las salidas de reportes, estos datos son:
- Escudo – adjunta el escudo del establecimiento y se muestra en constancias, informes, carnet, etc.
- Rector Institución – Define el usuario rector del establecimiento.
- Secretaria – Define el usuario administrativo que se desempeña como secretaria o secretario del establecimiento.
- Resolución de Aprobación.
Para asignar un usuario como secretario(a) del establecimiento educativo debemos seguir los siguiente pasos:
- Clic en el menú establecimiento.
- Clic en el sub menú establecimiento.
- Clic en el icono del lápiz del nombre del establecimiento.
- Clic en la pestaña «Otros datos».
- Clic en el campo secretaria, seleccionamos el usuarios que deseamos asignar como secretario(a).
- Clic en el botón guardar.
Nota: Es importante tener en cuenta que el usuario que se va a asignar como secretario(a) debe estar registrado en la plataforma con rol de auxiliar administrativo y tener como cargo secretaria general.
Para crear o realizar las modificaciones sobre la información reportada en el sistema de las sedes del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opción Sede del menú ESTABLECIMIENTO.
Al ingresar a esta opción se visualiza la siguiente imagen:
Para crear nuevas Sedes para el Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Sedes.
- Clic en el botón Agregar
- Seguidamente se visualiza la pantalla con los campos a diligenciar para la Sede.
5. Al diligenciar la información que se presenta en el formulario hacer clic en Guardar.
Para una correcta creación de las sedes se debe tener en cuenta:
- El consecutivo de la sede es el correspondiente al mismo que reporte en el informe DANE C600.
- Debe seleccionar las jornadas en las cuales se van a crear grados en la sede.
- Algunos datos solo podrán ser agregados a la sede después de haber guardado.
Para actualizar los datos de las sedes creadas en el Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Sedes.
- Ubicar la Sede en el listado, hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila) .
- En la ventana que carga podrá actualizar o realizar los cambios requeridos.
- Clic en Guardar para almacenar los cambios.
En la parte inferior de la ventana podrá ver un botón de Información complementaria en esta se reporta toda la información relacionada con infraestructura física, infraestructura informática, periféricos y medios de la sede.
Un periodo académico es el año escolar o año lectivo, el cual según las normativas educativas vigentes está comprendido por cuarenta (40) semanas de clases para educación normal y de veinte (20) semanas para educación semestralizada. Los periodos de evaluación son los segmentos en las cuales se divide un Periodo Académico y cuyo número depende del establecimiento educativo.
Para crear o realizar las modificaciones de un periodo académico del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opción Periodos académicos del menú ESTABLECIMIENTO. Observará la Imagen 0 4 Establecimiento – Periodos Académicos
Para crear un nuevo periodo Académico en la Sede del Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Periodos Académicos.
- Clic en el botón Agregar.
- Seguidamente se visualiza la pantalla con los campos a diligenciar para el nuevo periodo académico.
5. Clic en el botón Guardar para almacenar los datos.
Datos del periodo académico:
- Nombre: nombre del periodo académico – por ejemplo 2022,2023,2024.
- Año lectivo: Seleccione el año calendario del cual depende el periodo académico.
- Periodo Académico anterior: Seleccione el periodo académico en el cual se encontrarán los estudiantes que se pre-matricularan en el que se desea crear. Esto sólo aplica cuando ya se cuenta con varios periodos académicos.
- Fecha de inicio y Fecha de finalización: fecha en las que se inician y finalizan las clases de este periodo académico.
- Fecha Matrículas: hasta que día se podrán matricular estudiantes en este periodo académico
Observaciones:
- Dado que un establecimiento educativo puede presentar diferentes números de periodos de evaluación en sus sedes ó las fechas de inicio y fin de los periodos de evaluación son diferente entre las sedes en la plataforma los periodos académicos se crean por sedes, por lo que el periodo académico se agrega en la sede que tenga en sesión.
Este periodo académico solo se debe crear para aquellos establecimientos educativos que manejen matrícula con estudiantes jóvenes y adultos en extra edad, y manejan periodos de evaluación y fechas diferentes a la jornada diurna, por ejemplo, ciclo 25 y ciclo 26.
Para crear un nuevo periodo Académico en la Sede del Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Periodos Académicos.
- Clic en el botón Agregar.
- Seguidamente se visualiza la pantalla con los campos a diligenciar para el nuevo periodo académico.
5. Clic en el botón Guardar para almacenar los datos.
Datos del periodo académico:
- Nombre: nombre del periodo académico – por ejemplo Ciclo 25, Ciclo 26.
- Año lectivo: Seleccione el año calendario del cual depende el periodo académico.
- Periodo Académico anterior: Seleccione el periodo académico en el cual se encontrarán los estudiantes que se pre-matricularan en el que se desea crear. Esto sólo aplica cuando ya se cuenta con varios periodos académicos.
- Fecha de inicio y Fecha de finalización: fecha en las que se inician y finalizan las clases de este periodo académico.
- Fecha Matrículas: hasta que día se podrán matricular estudiantes en este periodo académico
Observaciones:
- Dado que un establecimiento educativo puede presentar diferentes números de periodos de evaluación en sus sedes ó las fechas de inicio y fin de los periodos de evaluación son diferente entre las sedes en la plataforma los periodos académicos se crean por sedes, por lo que el periodo académico se agrega en la sede que tenga en sesión.
Para modificar o actualizar los datos de un periodo académico del Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Periodo Académico.
- Ubicar en el listado el periodo académico a modificar, hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila)
- En la ventana que carga podrá actualizar o realizar los cambios requeridos.
- Clic en Guardar para almacenar los cambios.
Observaciones:
- Tenga en cuenta que si modifica las fechas de inicio y finalización afectará a los periodos de evaluación, por tanto si ya están creados los periodos de evaluación primero se deben actualizar las fechas de estos.
Esta opción permite realizar una copia exacta de la información registrada en un periodo académico existente al periodo académico que hemos seleccionado para modificar.
Para Copiar los datos y las configuraciones de un periodo académico a otro debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Periodo Académico.
- Ubicar en el listado el periodo académico a modificar, hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila)
- Clic en la pestaña Copiar Configuración.
- Seguidamente se visualiza la pantalla para seleccionar el periodo Académico de donde desea tomar los datos y los elementos a copiar.
6. Clic en el botón Agregar.
Observaciones:
- Se omitirán de la copia todos aquellos elementos que ya tengan configurado el periodo académico destino de la copia.
- Para saber qué información se ha copiado al periodo académico debe pulsar el botón que tiene el icono de la lupa del elemento que se desea consultar.
Para Agregar Periodos de Evaluación correspondientes a los periodos académicos del establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Periodo Académico.
- Ubicar en el listado el periodo académico a modificar, hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila) .
- Clic en la pestaña Periodos de Evaluación.
5. Clic en el botón Agregar.
6. Seguidamente se visualiza la pantalla una ventana emergente donde debe diligenciar los datos del Periodo de evaluación a Agregar.
7. Por ultimo hacer clic en Guardar para almacenar los datos.
Observaciones:
- Por defecto todos los periodos de evaluación se crean en estado no calificables lo que quiere decir que no se podrán calificar hasta no cambiar el estado a un valor que permita el ingreso de calificaciones.
Para modificar o actualizar los datos de un periodo de evaluación correspondientes a un periodo académico del Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Periodo Académico.
- Ubicar en el listado el periodo académico a modificar, hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila) .
- Clic en la pestaña Periodos de Evaluación.
- Ubicar el Periodo de Evaluación, hacer clic en el (lápiz al final de la fila)
6. Realizar los cambios y hacer clic en Guardar para almacenar.
Recomendaciones: no deje espacios o días libres entre las fechas de fin e inicio de un periodo de evaluación a otro, si lo hacer los días que no estén cobijados por un periodo de evaluación no podrán ser usados por los docentes para registrar actividades, asistencias o anotaciones de convivencia; es decir, por ejemplo la fecha de finalización del primer periodo de evaluación es 30 de marzo así que la fecha de inicio del segundo debería ser 31 de marzo.
Para crear o realizar las modificaciones de los grados del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opción Grados del menú ESTABLECIMIENTO. Al ingresar observará la siguiente vista
Para crear los grados del periodo Académico en la Sede del Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Grados.
- Clic en el botón Agregar.
- En la vista que carga el sistema diligenciar los datos del grado.
5. Para finalizar hacer clic en Guardar.
Nota: Si tiene definidas las sedes del establecimiento educativo y el grado a crear existe en otras sedes puede usar la opción replicar para que de forma automática se cree el grado en las sedes marcadas.
Para modificar o actualizar los datos de un grado correspondiente a un periodo académico del Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Grados.
- Ubicar en el listado el grado a modificar, hacer clic en el icono de edición
4. Realizar los cambios y hacer clic en Guardar para almacenar los datos.
Para agregar los grupos para un grado del Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Grados.
- Ubicar en el listado el grado en donde se va a crear el grupo, hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila)
- Seguidamente se observa la pantalla con los datos del grado
5. Clic en la pestaña o solapa Grupos.
6. Clic en el botón Agregar.
7. En la ventana emergente diligenciar los datos del grupo.
8. Clic en Guardar para almacenar los datos.
Observaciones:
- El campo Grupo hace referencia al código que identificara al grupo en las listas del establecimiento educativo.
- En el valor del campo Grupo no puede tener por ningún motivo espacios, puntos, comas o caracteres especiales.
Para modificar o actualizar los datos de un grupo creado en el Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Grados.
- Ubicar en el listado el grado en donde se va a modificar el grupo, hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila)
- Clic en la pestaña o solapa Grupos.
- Seguidamente se observa la pantalla con los grupos creados
6. Ubicar el grupo a modificar, hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila) 
7. En la ventana emergente realizar los cambios en los datos del grupo, tales como: nombre, jornada, director de grupo y plan de estudios.
8. Para finalizar hacer clic en Guardar.
Para eliminar los grupos de un grado del Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Establecimiento.
- Clic en el submenú Grados.
- Ubicar en el listado el grado en donde se va a eliminar el grupo, hacer clic en el icono de edición (lápiz al final de la fila)
- Seguidamente se observa la pantalla con los datos del grado
5. Clic en la pestaña o solapa Grupos.
6. Seleccionar el grupo y luego dar Clic en el botón Eliminar. 
7. Se mostrará una ventana emergente donde debe confirmar la eliminación, dando clic en el botón SI.
Por ultimo, el sistema mostrará un mensaje indicando que el proceso se realizó correctamente.