El menú del sistema MATRICULAS contiene todas las opciones relacionadas con los procesos de matrícula, inscripción, pre-matrícula, traslado, retiro y promoción de estudiantes.
Para crear inscripciones de estudiantes nuevos, hacer pre-matrículas de estudiantes antiguos, solicitar traslados de estudiantes de otros establecimientos, promover anticipadamente estudiantes con desempeño muy altos, realizar cambios de grado y grupo de estudiantes, Reactivar estudiantes o simplemente realizar retiros de estudiantes por deserción se debe hacer clic en la opción Matrícula del menú Matrícula.
Para agregar inscripciones de estudiantes nuevo para su Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Matriculas.
- Clic en el submenú Matriculas.
- Clic en el botón Inscribir.
- En la vista que carga el sistema diligenciar los datos requeridos.
- Para finalizar hacer clic en el botón Guardar.
Nota: La información está divida en tres pestañas y cada pestaña tiene grupos de datos. Todos los valores son necesarios sin embargo, existen valores que puede ser omitidos y diligenciados más adelante, los que son absolutamente necesarios para guardar el registro estarán marcados con un asterisco de color rojo (*).
La inscripción se debe realizar a todos los estudiantes que no estén registrados en el sistema Colombia Evaluadora. Los estudiantes antiguos debe ser pre-matriculado y los de otros Establecimientos que tengan el sistema Colombia Evaluador deben ser solicitados por trasladados.
Para realizar las pre-matrículas de estudiantes debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Matriculas.
- Clic en el submenú Matriculas.
- Seleccionar los estudiantes que se van a pre-matricular.
4. Clic en el botón Pre-matricular.
5. En la ventana emergente seleccionar los grados y grupos de las sedes y periodo académico a donde va quedar registrada la pre-matricula.
6. Clic en el botón Aceptar para guardar.
Para poder realizar este proceso debe haber definido y configurado el año lectivo y periodo académico siguiente de la sede del establecimiento educativo.
Para pre matricular estudiantes con estado reprobado se debe seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al menú establecimiento, sub menú grados.
- Ubicar el grado donde se encuentra el estudiante con estado reprobado.
- Dar clic en el icono del lápiz para modificar.
- En el campo grado siguiente seleccionamos el mismo grado.(Por ejemplo, si el estudiante reprobó el grado octavo colocamos como grado siguiente octavo)
- Damos clic en el botón guardar.
- Ingresamos al menú matricula, sub menú matrícula.
- Ubicamos el estudiante, lo seleccionamos y damos clic en el botón pre matricular.
- En la pestaña emergente escogemos el grupo donde pre matricularemos el estudiante.
- Damos clic en el botón aceptar. Nos aparecerá un mensaje de confirmación, damos clic en si.
- El sistema nos indicará que los o el estudiante se pre matriculó correctamente.
Para consultar un estudiante o realizar solicitud de traslados de estudiantes debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Matrículas.
- Clic en el submenú Matriculas.
- Clic en el botón Trasladar.
- Diligenciar los datos Tipo Documento y Número de Identificación.
5. Clic en el botón Consultar.
6. El sistema realizará la consulta del estudiante(si el sistema no encuentra información del estudiante aparecerá un mensaje en color naranja indicando que no se encontraron registros) para el caso contrario se presentará la información del estudiante y habilitará el botón Trasladar para realizar la solicitud de traslado(debemos revisar la información que este tiene para validar de que sea el mismo estudiante).
7. Lo siguiente es hacer clic en el botón Trasladar para efectuar el traslado del estudiante hacia el establecimiento educativo.
8. En el recuadro que aparece debe seleccionar el grado y grupo en donde debe quedar registrado el traslado.
9. Para finalizar hacer clic en Guardar.
Los Traslados quedan registrados en las sedes desde donde se realizan las solicitudes de traslados. Los traslados quedan registrados con el estado Esperando Aprobación el cual cambia solo cuando el establecimiento en donde estaba el estudiante haga la aprobación del traslado.
Para matricular estudiantes debe realizar los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Matrículas.
- Clic en el submenú Matrículas.
- Seleccionar en el listado los estudiantes que se van a matricular.
- Clic en el botón Matricular.
- Se presentará un recuadro con el listado de los estudiantes seleccionados y dos opciones SI -NO al hacer clic en SI confirma que se debe matricular los estudiantes seleccionados la opción NO cancela el proceso de matricular estudiantes.
Solo puede matricular estudiantes que tengan tipo de matrícula “Sin definir”. Este proceso tiene en cuenta el valor asignado en periodo académico en el campo Fecha Matrícula si la fecha de cuando realiza la matrícula es superior a la fecha registrada en este campo el sistema no puede completar esta acción (porque supera el límite de hasta cuándo se pueden hacer matrículas).
Para realizar este proceso es necesario saber en que año y periodo académico se encuentra el estudiante, luego de tener esta información configuramos el sistema para realizar el proceso.
- Clic en el Menú establecimiento.
- Clic en el sub menú periodo académico.
- Clic en el icono del lápiz del periodo académico donde vamos a matricular.
- Clic en el campo «Periodo académico anterior».
- Seleccionamos el periodo académico de la sede donde se encuentra el estudiante que deseamos matricular.
- Clic en el botón guardar.
Luego debemos cambiar sesión al periodo académico donde se encuentra el último registro del estudiante que en nuestro ejemplo sería 2018. Ya estando en el periodo donde está el estudiante, antes de proceder a realizar la pre-matricula haremos un ultimo ajuste.
- Clic en el menú establecimiento.
- Clic en el sub menú grados.
- Ubicamos el grado donde se encuentra el estudiante y damos clic en el icono del lápiz para modificar. (Por ejemplo si el estudiante en el año 2018 cursaba grado primero, procedemos a editar el grado primero).
- Clic en el campo «Grado siguiente»
- Elegimos como grado siguiente el grado en el que matricularemos al estudiante en el periodo académico actual. (Por ejemplo si el estudiante va a cursar grado sexto, elegimos como grado siguiente de primero el grado sexto).
- Clic en el botón guardar.
Con estos ajustes podremos realizar el proceso de pre matrícula correspondiente.
- Clic en el menú matrículas.
- Clic en el sub menú matrículas.
- Ubicamos el estudiante y lo seleccionamos.
- Clic en el botón pre-matricular. (Nos aparecerá una ventana emergente la cual cuenta con la opción de “Sede nueva”, allí daremos clic y elegiremos la sede nueva donde irá el estudiante que vendría siendo en el periodo académico correspondiente 2024).
- Seleccionamos el grupo nuevo.
- Clic en el botón Aceptar. (Confirmamos el proceso dando clic en si).
Para finalizar el proceso cambiamos sesión nuevamente al periodo académico donde vamos a matricular al estudiante.
- Clic en el menú matrículas.
- Clic en el sub menú matrículas.
- Ubicamos al estudiante y lo seleccionamos.
- Clic en el botón matricular.
De esta manera podemos dar continuidad a estudiantes en Colombia evaluadora.
Para realizar retiro de estudiantes debe hacer lo siguiente:
- Clic en el Menú Matriculas.
- Clic en el submenú Matriculas.
- Seleccionar en el listado el o los estudiantes que se van a retirar.
- Clic en el botón Retirar.
- Se presentará un recuadro con el listado de los estudiantes seleccionados y dos opciones SI – NO al hacer clic en SI confirma que se debe cambiar el estado de la matrícula a los estudiantes seleccionados por RETIRADO, la opción NO cancela el proceso de retirar estudiantes.
Para realizar el reingreso de estudiantes debe hacer lo siguiente:
- Clic en el Menú Matrículas.
- Clic en el submenú Matrículas.
- Seleccionar en el listado el o los estudiantes que desea reingresar.
- Clic en el botón Reingresar.
- Se presentará un recuadro con el listado de los estudiantes seleccionados y dos opciones SI – NO al hacer clic en SI confirma que se debe cambiar el estado de la matrícula a los estudiantes seleccionados por CURSANDO, la opción NO cancela el proceso de activar estudiantes.
Para realizar la promoción anticipada de estudiantes debe hacer los siguientes pasos:
- Clic en el Menú Matriculas.
- Clic en el submenú Matriculas.
- Seleccionar en el listado al estudiante que desea promover anticipadamente.
- Clic en el botón Promover ant.
- En el cuadro emergente diligenciar la información y anexar el documento que autoriza la promoción anticipada.
- Clic en el botón Aceptar para guardar.
Para colocar en estado cursando estudiantes definidos en su estado de matrícula, trasladados o graduados debe hacer lo siguiente:
- Clic en el Menú Matrículas.
- Clic en el submenú Matrículas.
- Seleccionar en el listado el o los estudiantes a reactivar.
- Clic en el botón Reactivar.
- Se presentará un recuadro con el listado de los estudiantes seleccionados y dos opciones SI – NO al hacer clic en SI confirma que se debe cambiar el estado de la matrícula a los estudiantes seleccionados por CURSANDO, la opción NO cancela el proceso de activar estudiantes.
Para cambiar estudiantes de grado y grupo debe hacer lo siguiente:
- Clic en el Menú Matrículas.
- Clic en el submenú Matrículas.
- Seleccionar el o los estudiantes a cambiar de grado y grupo.
- Clic en el botón Cambiar grupo.
- Se presentará un recuadro con el listado del grupo actual donde se encuentran los estudiantes seleccionados y dos campos de selección donde debe escoger el nuevo grado y grupo donde va a ubicar a los estudiantes, hacer clic en Aceptar si confirma el cambio de grado y grupo o cancelar para finalizar el proceso.
El sistema permitirá el cambio de grado y grupo para los estudiantes mientras no tengan calificaciones o asistencias registradas.
Para eliminar estudiantes debe hacer lo siguiente:
- Clic en el Menú Matrículas.
- Clic en el submenú Matrículas.
- Seleccionar el o los estudiantes.
- Clic en el botón Eliminar.
- Se presentará un recuadro con el listado de los estudiantes seleccionados y dos opciones SI – NO al hacer clic en SI confirma que desea borrar el registro del estudiante para el periodo académico, la opción NO cancela el proceso de Eliminar al estudiante.
El sistema permitirá Eliminar el registro de los estudiantes para el periodo académico mientras no tengan calificaciones o asistencias registradas.
Esta opción del sistema permite mostrar la ubicación geográfica de las sedes o estudiantes teniendo en cuenta la información de residencia registrada a las sedes y estudiantes del establecimiento educativo.
Permite la importación de inscripciones de estudiantes mediante la utilización de hojas de cálculo. Este proceso solo es posible si el estudiante no se encuentra registrado en el sistema en ningún establecimiento educativo.
Para realizar este proceso primero debemos acceder al sistema para descargar el archivo plano de Excel con el cual vamos a trabajar.
- Clic en el Menú Matrículas.
- Clic en el submenú Matrículas.
- Clic en el botón Importación y luego en Ver archivo modelo. (se va a descargar a nuestro equipo el archivo Excel con el cual vamos a trabajar)
Buscamos entre los archivos descargados en nuestro equipo y abrimos el documento, el cual cuenta con diferentes columnas las cuales vamos a ir diligenciando. Abrimos nuestro documento llamado “FORMATO_MATRICULAS”, este archivo de importación consta de 2 hojas las cuales llevan por nombre “formato” e “instructivo”. La hoja de formato es donde integraremos la información de los estudiantes que deseamos importar en el sistema, mientras que la hoja de instructivo nos da unas pautas de que colocar en cada columna que se vaya a diligenciar, como colocar la información, en que formato y demás. Este archivo descargado cuenta en la primera fila con un ejemplo a seguir para que sea mucho más sencillo integrar la información solicitada para importar masivamente a los estudiantes.
Las columnas obligatorias a diligenciar son:
Columna A (DANE_SEDE)
Columna B (CONSECUTIVO_SEDE)
Nota: Para confirmar esa información podemos ingresar a la ruta “Establecimiento, submenú sedes, dar clic en el icono de lápiz para editar la información de la sede y encontraremos el número dane y consecutivo de esa sede designada en el sistema.
Columna C (JORNADA). En esta columna digitáremos la inicial de la jornada en mayúscula, como por ejemplo “Mañana (M) – Tarde(T) – Nocturna (N)».
Columna D (GRADO). Digitamos únicamente el número del grado donde estará el estudiante, por ejemplo «Cuarto (4), Tercero (3), Segundo(2)».
Columna E (GRUPO). Digitamos el grupo donde estará el estudiante, si el grupo ya existe en la plataforma se recomienda manejar la misma nomenclatura en el archivo plano de Excel a como está en el mismo sistema.
Columna F (TIPO_DOCUMENTO). Según el instructivo cada documento tiene su abreviación y de ese mismo modo se debe colocar en mayúscula, por ejemplo “Tarjeta de identidad (TI) – Cédula de ciudadanía (CC) – Registro civil (RC)” entre otros.
Columna G (NUMERO_DOCUMENTO). Ingresamos el numero de documento del estudiante, este registro no puede contener signos de puntuación que los separen.
Columna H (DOCUMENTO_MUNICIPIO). Ingresamos el código del municipio donde fue registrado el documento del estudiante, cada municipio a nivel nacional cuenta con una nomenclatura de 5 dígitos las cuales podremos colocar en el documento y de ese modo especificar de donde proviene el estudiante.
Columna I (EST_APELLIDO_1). Primer apellido del estudiante, el cual se sugiere digitar siempre en mayúscula.
Columna K (EST_NOMBRE_1). Primer Nombre del estudiante, el cual se sugiere digitar siempre en mayúscula.
Columna M (EST_CORREO). El correo permitirá recibir información al estudiante de parte del sistema, si el estudiante no cuenta con un correo personal se le puede asignar un correo institucional. Importante, ningún estudiante puede tener el mismo correo electrónico o no se podrá realizar la importación.
Columna P (EST_RESIDENCIA_MUNICIPIO). Código del municipio donde reside el estudiante.
Columna V (EST_FECHA_NACIMIENTO). Digitamos la fecha de nacimiento del estudiante.
Columna W (EST_NACIMIENTO_MUNICIPIO). Código del municipio de nacimiento del estudiante.
Columna X (EST_GENERO). Ingresamos el genero del estudiante, el instructivo indica que debe ser la inicial del genero en mayúscula, por ejemplo «Femenino (F), Masculino (M)».
Columna AE (ACU_APELLIDO_1). Primer apellido del acudiente, el cual se sugiere digitar siempre en mayúscula.
Columna AG (ACU_NOMBRE_1). Primer nombre del acudiente, el cual se sugiere digitar siempre en mayúscula.
Columna AI (PARENTESCO). Relación entre el estudiante y acudiente, en la hoja instructivo nos indica el número del parentesco.
Columna AJ (ACU_CORREO). Dirección de correo electrónico del acudiente.
Columna AK (ACU_TIPO_DOCUMENTO). En el instructivo cada documento tiene su abreviación y de ese mismo modo se debe colocar en mayúscula, por ejemplo “Cédula de ciudadanía (CC) – Cédula de extranjería (CE)” entre otros.
Columna AL (ACU_NUMERO_DOCUMENTO). Ingresamos el numero de documento del estudiante, este registro no puede contener signos de puntuación que los separen.
Columna AM (ACU_MUNICIPIO_DOCUMENTO). Ingresamos el código del municipio donde fue registrado el documento del estudiante, cada municipio a nivel nacional cuenta con una nomenclatura de 5 dígitos las cuales podremos colocar en el documento y de ese modo especificar de donde proviene el estudiante.
Mediante la hoja de instructivo se pueden verificar y llenar las columnas con los datos correspondientes, llenando cada columna con la información de los estudiantes podremos realizar una importación masiva de los mismos con gran cantidad de alumnos.
Para realizar la importación de bases de datos de matrículas:
- Clic en el Menú Matriculas.
- Clic en el submenú Matriculas.
- Clic en el botón Importación y luego en el boton Adjuntar (buscamos el archivo en nuestra computadora y procederemos a seleccionarlo y luego dar clic en el botón abrir.)
- El sistema indicará un mensaje de la cantidad de registros importados.
Nota: Si por algún motivo quedan estudiantes sin importar, el sistema genera un archivo de errores que podrá descargar inmediatamente, para consultar el listado de estudiantes faltantes y los motivos por los cuales no se realizó el proceso.
Esta opción del menú Matrículas es la que autoriza las solicitudes de traslado realizados por otros establecimientos sobre estudiantes que estaban cursando en el establecimiento actual.
Para realizar la aprobación del traslado debe hacer lo siguiente:
- Ubicar al estudiante, hacer clic en el icono (chulo u ok) de aprobación del traslado.
Para rechazar la solicitud de traslado debe hacer lo siguiente:
- Ubicar al estudiante, hacer clic en el icono (de x) para rechazar el traslado.
- Diligenciar el formulario justificando el motivo de la no aprobación del traslado.
- Clic en el botón
Con el fin de no presentar dificultades con este proceso le agradecemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Tener configurado los grupos para los grados en donde va a trasladar a los estudiantes.
- Estar visitando el periodo académico en el cual va a registrar el traslado del estudiante.
- Solo puede hacer traslado de estudiantes con estado Matrícula: Cursando.
- NO PUEDE realizar traslado de estudiante con traslado pendientes de aprobación.
Si realiza traslados de estudiantes cuando el periodo académico de la sede educativa tiene como estado abierto el sistema le activa la opción homologar calificaciones, en la pestaña asignaturas matriculadas del estudiante, esto con el fin de realizar el traslado de las notas definitivas de las asignaturas en los periodos de evaluaciones calificados que seleccione.
Para Homologar las calificaciones debe hacer lo siguiente:
- Clic en el Menú Matriculas.
- Clic en el submenú Matriculas.
- Ubicar al estudiante Trasladado, Si aún no ha realizado la matricula del estudiante debe realizar este procedimiento para proseguir con los siguiente puntos.
- Clic sobre el icono de edición (lápiz al final de la fila) del estudiante.
- Clic en la pestaña Asignaturas Matriculadas.
6. Clic sobre el botón Homologar Calificaciones.
7. En el recuadro seguir el asistente para completar el proceso de homologación.
- Paso 1: Asociar Periodos de evaluación.
- Paso 2: Asociar Asignaturas
- Paso 3: Confirmar Resultado homologación.
